Office 365 Data Loss Prevention ist eine Sicherheitslösung, die darauf abzielt, die unbefugte Weitergabe sensibler Daten zu verhindern. Zu den Hauptmerkmalen gehören die Identifikation, Klassifizierung und Kennzeichnung sensibler Daten wie personenbezogene Informationen, Finanzdaten oder Gesundheitsdaten. Die Lösung arbeitet mit Regelsätzen, Content Scanning und automatisierten Maßnahmen wie Warnungen, Blockieren von Dateiübertragungen oder Einschränkung des Zugriffs auf Dokumente. Sensitivity Labels können mit DLP kombiniert werden, um beispielsweise Verschlüsselung oder Freigabesperren auszulösen.
Eingesetzt wird Office 365 Data Loss Prevention in Microsoft 365-Diensten wie Exchange Online, Microsoft Teams, OneDrive for Business und SharePoint Online. Die Richtlinien können auf verschiedene Speicherorte und Benutzeraktivitäten angewendet werden, um Daten sowohl im Ruhezustand als auch in Bewegung zu schützen.
Vorteile sind der umfassende Schutz sensibler Unternehmensdaten vor versehentlichem oder absichtlichem Datenverlust, die Anpassbarkeit an individuelle Unternehmensanforderungen sowie die Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Datenschutzvorgaben und der Sensibilisierung der Endnutzer für den Umgang mit vertraulichen Informationen.